Pengertian, Jenis dan Penggunaan Bahasa dalam Surat

Pengertian, Jenis dan Penggunaan Bahasa dalam Surat

Pengertian, Jenis dan Penggunaan Bahasa dalam Surat

Pengertian, Jenis dan Penggunaan Bahasa dalam Surat
Pengertian, Jenis dan Penggunaan Bahasa dalam Surat

Pengertian Surat

 Apa itu surat? Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).

 

Jenis-Jenis Surat

Berdasarkan pemakaiannya surat dibagi atas tiga jenis, berikut.

1. Surat Pribadi

 Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi. Isi surat berhubungan dengan urusan pribadi. Contohnya surat bpupki seorang anak kepada orang tuanya atau surat kepada teman.

Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut.

  1. Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
  2. Tidak menggunakan nomor surat
  3. Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
  4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.
  5. Format surat bebas

 

2. Surat Resmi

 Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi. Contohnya: surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran.

Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut.

  1. Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah  lembaga atau organisasi
  2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
  3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi,  seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
  4. Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
  5. Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau  lembaga resmi
  6. Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)

 

3. Surat Dinas

 Surat dinas ialah surat  yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.

Ciri-ciri surat dinas, seperti berikut.

  1. Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
  2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
  3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi, seperti : dengan hormat, hormat kami
  4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
  5. Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat
  6. Format surat tertentu. Jika berasal dari instansi pemerintahan lazimnya menggunakan format surat resmi Indonesia baru atau format setengah lurus versi b.

 

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan Surat Dinas dan Resmi

Surat dinas dan surat resmi memiliki unsur-unsur yang sama, yaitu: kepala surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat tujuan surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, nama jelas, jabatan, tembusan, dan inisial.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat ialah

  1. Penulisan kepala surat
  2. Penulisan tanggal surat
  3. Penulisan alamat surat
  4. Penulisan salam pembuka
  5. Penulisan salam penutup
  6. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan
  7. Penggunaan bentuk singkatan a.n. dan u.b.
  8. Tembusan
  9. Inisial

 

Penggunaan Bahasa dalam Surat

Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas bahwa penggunaan bahasa  di dalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat dan tujuan surat. Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat subjektif, bergantung pada keinginan si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan.

Menulis surat untuk orang tua tentu akan menggunakan bahasa lebih formal dan santun, berbeda dengan menulis surat untuk teman atau sahabat. Begitu pula dengan surat pribadi yang bersifat resmi seperti surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan cuti.

Meskipun bersifat pribadi, tapi karena ditujukan kepada sebuah instansi atau perusahaan tentu penulis harus menggunakan bahasa yang resmi dan formal.

Lain halnya dengan surat resmi dan surat dinas, penggunaan bahasa cenderung menggunakan kosakata baku dan struktur kalimat yang lengkap. Hal ini disebabkan karena surat resmi dan surat dinas dipergunakan untuk tujuan atau fungsi-fungsi yang bersifat resmi atau kedinasan.

Demikianlah pembahasan tentang pengertian surat, jenis-jenis surat, surat pribadi, surat resmi, surat dinas ciri-ciri surat pribadi, ciri-ciri surat resmi, ciri-ciri surat dinas & penggunaan bahasa dalam surat. Semoga bermanfaat dan dapat dijadikan acuan dalam mempelajari Bahasa Indonesia. Terima kasih.